Большинство писем с предложением выступить организаторы не читают до конца. Потому что письма написаны одинаково. Одинаково плохо. «Я эксперт с десятилетним опытом, провёл множество тренингов, хотел бы выступить на вашем мероприятии». Это не письмо, а слабое резюме в произвольной форме. Организатору оно не отвечает ни на один важный вопрос. Хуже этого только письмо "Мне подходит ваше мероприятие, я готов выступить".
Хорошая новость: планка низкая. Письмо, написанное с пониманием того, что нужно организатору, выделяется сразу. Разбираю, как его составить.
Сначала — логика организатора
Организатор конференции решает одну задачу: собрать программу, которая приведёт нужную аудиторию и не разочарует её. Ему не нужен «хороший спикер вообще», ему нужен конкретный человек с конкретной темой для конкретной аудитории в конкретный день.
Значит, ваше письмо должно отвечать именно на это. Не «вот кто я», а «вот что получат ваши участники и почему именно это им нужно». Разница в фокусе, и она решает всё.
Структура письма, которое читают
Первый абзац: зачем вы пишете и почему именно в эту конференцию. Не «я узнал о вашем мероприятии», а конкретно: «Был на прошлогодней программе, видел, что блок по кризисным коммуникациям вызвал больше всего вопросов из зала. Хочу предложить тему, которая закрывает именно этот запрос». Организатор понимает: человек изучил мероприятие, думает о пользе для аудитории, а не просто рассылает письма по списку.
Второй абзац: тема выступления. Не название доклада, а суть для аудитории: что участники узнают, какую задачу смогут решить после выступления. Формула простая: «За сорок минут я разберу [конкретная проблема] и покажу [конкретный инструмент или подход], который участники смогут применить уже на следующей неделе». Чем конкретнее — тем лучше.
Третий абзац: почему именно вы. Здесь нужны не регалии списком, а одно-два доказательства по теме. Если предлагаете тему про кризисные коммуникации, напишите, что сопровождали три публичных кризиса в последние два года. Если про ИИ в PR, что обучили этому двенадцать команд. Конкретный опыт убедительнее любых титулов.
Четвёртый абзац: технические параметры. Какой формат предпочитаете (доклад, дискуссия, мастер-класс), сколько времени нужно, есть ли ограничения по датам. Это снимает лишний раунд переписки и показывает, что вы понимаете, как устроена организация мероприятий.
Финал: чёткий следующий шаг. Не «буду рад сотрудничеству», а «готов выслать развёрнутый синопсис доклада, напишите, если тема интересна» или «могу созвониться в любой день на следующей неделе, чтобы обсудить детали». Организатор должен понимать, что делать с вашим письмом дальше.
Три ошибки, которые убивают письмо
Первая: письмо про вас, а не про аудиторию. «Я провёл двести тренингов, я автор двух книг, я председатель жюри конкурса» — всё это может быть правдой и даже впечатлять, но если организатор не понимает, что от этого получат его участники, письмо идёт в архив. Регалии — это подтверждение, не аргумент.
Вторая: размытая тема. «Готов выступить по теме коммуникаций» — это не тема. Организатор не будет придумывать за вас, о чём вы будете говорить. Чем конкретнее сформулирована тема и польза для аудитории – тем выше шанс ответа.
Третья: письмо без подготовки. Если вы не знаете, кто приходит на эту конференцию, какие темы были в прошлой программе и что обсуждалось в зале — это читается. Организаторы получают много писем от людей, которые явно не изучили мероприятие. Десять минут на изучение сайта и прошлогодней программы дают письму совершенно другой вес.
Когда писать и как следить за ответом
Большинство конференций формируют программу за три-шесть месяцев до события. Письмо за две недели почти всегда означает опоздание. Следите за анонсами мероприятий в своей нише и выходите на организаторов заранее.
Если ответа нет через десять дней, напишите короткий фолоу-ап: одно предложение, без обид, с конкретным вопросом. «Хотел уточнить, получили ли моё письмо от [дата], готов ответить на вопросы или выслать дополнительные материалы». Один такой фолоу-ап уместен. Два — уже давление.
Важный момент: отказ — не конец разговора. Если организатор ответил «в этот раз программа уже сформирована», поблагодарите и попросите держать вас в виду на следующий год. Многие спикеры попадают на конференции именно так: через повторный контакт после вежливого отказа.
Шаблон — враг, логика — друг
В интернете много готовых шаблонов таких писем. Не используйте их. Организаторы видят шаблоны сразу, и они производят ровно обратный эффект от задуманного: сигнализируют, что отправитель не потрудился написать по-человечески.
Используйте логику, описанную выше, и пишите своими словами. Письмо должно звучать не как корпоративный документ и не как маркетинговый текст, а как живое индивидуальное письмо. Организатор будет работать с живым человеком, и письмо должно давать ощущение этого живого человека.
Об авторе
Тимур Асланов — организатор, спикер и модератор ведущих российских деловых конференций и форумов, практикующий тренер и консультант по PR, публичным выступлениям и применению нейросетей в коммуникациях. Провёл более 300 корпоративных тренингов для пресс-служб, PR-отделов и коммуникационных команд, а также для руководителей бизнесов и госструктур. Основатель конкурса «Пресс-служба года», главный редактор журнала «Пресс-служба».
Нет комментариев
Комментарии доступны после входа