Вы отправили руководителю служебную записку на полторы страницы. Прошла неделя — ответа нет. Или пришёл ответ: «Зайдите, обсудим», и вам заново, устно, пришлось объяснять всё, что уже написано. Проблема не в руководителе, не в его занятости или пренебрежении к вам. Проблема в том, что записка написана как отчёт, а читается как детектив: чтобы узнать, чего вы хотите, нужно дочитать до конца. Руководитель до конца не дочитывает. Он экономит свое время, которое стоит недешево.
Главная ошибка: вывод в последнем абзаце
Нас всех еще в школе учили писать последовательно: сначала предыстория, потом анализ, потом вывод. Для научной статьи это работает, для служебной записки нет. У руководителя на ваш документ 30–60 секунд. Если в первых трёх строках он не увидел, что вы просите и что от него требуется, документ уходит в стопку «потом». Это потом никогда не наступит. Переверните структуру: поставьте вывод вперёд.
Структура «вывод вперёд»: три блока
Блок 1 — суть и запрос (2–3 строки). Что предлагаете и какое решение нужно от руководителя: «Прошу согласовать перенос запуска рассылки с 1 на 15 марта. Причина — задержка согласования базы юристами. Решение нужно до пятницы».
Блок 2 — обоснование (3–5 строк). Ключевые аргументы и цифры: почему так, что будет, если не сделать, сколько это стоит.
Блок 3 — детали (по необходимости). Хронология, расчёты, варианты — для тех, кто захочет углубиться. Этот блок руководитель может не читать вовсе, и решение он всё равно примет.
До и после: один и тот же вопрос
До: «В связи с производственной необходимостью и с учётом сложившейся ситуации с подрядчиком по монтажу выставочного стенда, который неоднократно переносил сроки...» и только в шестом абзаце просьба выделить бюджет.
После: «Прошу выделить 180 000 руб. на замену подрядчика по стенду. Текущий подрядчик дважды сорвал сроки, риск не успеть к выставке 20 апреля. Сравнение трёх новых подрядчиков ниже».
Второй вариант руководитель прочитал за 15 секунд и понял, что решать.
Чек-лист перед отправкой
Проверьте четыре вещи:
- просьба или предложение в первых трёх строках;
- указан срок, к которому нужно решение;
- в тексте нет отглагольных конструкций «осуществление проведения мероприятий»;
- документ можно понять, прочитав только первый блок. Если все четыре пункта сходятся — отправляйте.
Об авторе
Тимур Асланов — практикующий тренер и консультант по деловой переписке, PR, публичным выступлениям и применению ИИ в коммуникациях. Провёл более 300 корпоративных тренингов для пресс-служб, PR-отделов и коммуникационных команд.
Нет комментариев
Комментарии доступны после входа