Что делать руководителю, если у сотрудника умер близкий

Я ни в коем случае не оправдываю владельцев этого магазина, их жестокость по отношению к сотруднице просто ужасна. Но если сделать шаг назад и посмотреть на небольшие компании, можно заметить, что у многих просто нет ответа на вопрос, что делать, когда у человека умирает близкий. Потому что об этом не думают заранее, а в момент, когда это случилось, руководитель в панике решает задачу «кто закроет смену» и выдаёт первое, что пришло в голову. За четыре года операционным директором в агентстве я проходила через это трижды, и ниже разбираю по шагам, что мы делали.

Человек пишет вам о смерти близкого. В этот момент от вас нужны две вещи. Соболезнования и конкретика по работе, чтобы он не додумывал.

Мы писали примерно так. «Соболезную всей вашей семье, бери столько выходных, сколько нужно, работу закроем сами, о задачах не думай». Всё, без уточнений, кто именно умер, без просьб прислать справку и без вопросов, когда планируешь выйти.

Не надо «держись», «время лечит» и «он бы хотел, чтобы ты работала». Не надо торговаться про полдня и удалёнку из дома. Не надо в ту же секунду выяснять, кто будет вести проект, при самом человеке, это его добивает.

Человек может вообще ничего не написать

У нас было два случая. У одной сотрудницы умер папа, у второй младшая сестра. Одна девочка предупредила что в ближайшие дни её не будет и отвечать она не сможет, а другая написала только одно сообщение «в ближайшие дни буду не онлайн» и пропала. 

Первая реакция руководителя в такой ситуации предсказуемая. Прогул, безответственность, подводит команду. На деле у человека может физически не быть сил открыть мессенджер и сформулировать, что произошло.

Поэтому правило простое. Если исполнительный человек внезапно пропал без объяснений, сначала думаем о беде, а не о халатности. Один звонок близкому коллеге, одно сообщение без претензии в духе «мы тебя потеряли, всё ли у тебя в порядке», и никаких санкций до того, как выяснится, что случилось.

Сколько времени давать

Формально трудовой кодекс обязывает дать до пяти календарных дней отпуска без сохранения зарплаты в случае смерти близкого родственника, по письменному заявлению. Это минимум, ниже которого нельзя, а не ориентир.

По факту у нас обе сотрудницы отсутствовали примерно по две недели. Похороны это не один день, а поминки, документы, наследство, разбор вещей, помощь матери или второму родителю и полная невозможность думать о чём-то ещё. Человек, которого выдернули на третий день, всё равно будет сидеть в задачах телом, а не головой, и вы получите ошибки, которые потом дороже исправлять.

Отдельно про заявление и справки. Оформить документы нужно, это бухгалтерия и трудовое законодательство, но просить свидетельство о смерти в первый день не надо, это подождёт до возвращения человека.

Деньги

Мы в обоих случаях помогли финансово, и я считаю это нормой для компании, которая может себе это позволить. Похороны в России стоят сумму, которая для большинства семей появляется внезапно и не запланирована.

Это не благотворительность и не жест доброй воли, о котором потом напоминают. Просто перевод без публичного объявления в общем чате и без ожидания благодарности.

Кто закроет работу

Здесь начинается настоящая управленческая часть. Если отсутствие одного человека на две недели рушит вам процессы, проблема не в человеке.

У нас за каждым направлением закреплён второй сотрудник, который в теме и способен подхватить. В отделе контента каждый редактор ведёт свой канал, но за каждым каналом стоит ещё один человек, который разбирается в тематике и прямо сейчас там просто не работает. Руководители отделов обучены перекрёстно, руководитель посевов может временно закрыть контент и наоборот.

Благодаря этому в обоих случаях мы разобрали задачи в тот же день. Часть ушла на коллег, часть забрала я. Никаких экстренных совещаний не потребовалось, потому что ответ на вопрос «кто подхватит» был известен заранее.

Если такой системы нет, начинать надо не в момент похорон, а сейчас. Дублёр на каждое направление, доступы не в личных заметках, а в общей базе, и описанные процессы, по которым человек со стороны поймёт, что происходит на проекте.

Как встретить обратно

Возвращение тоже надо продумать. Мы не устраивали разборов, не требовали навёрстывать и не спрашивали каждый день, как самочувствие. Первую неделю человек возвращается в свои задачи в обычном темпе, а руководитель отдела следит, чтобы на него не свалилось всё накопившееся разом.

Про отношение команды тоже стоит подумать заранее. Люди часто не понимают, как себя вести, и либо избегают человека, либо лезут с расспросами. Достаточно короткого «мы рядом, если что-то нужно» и дальше обычная работа, потому что рутина в этот период помогает больше, чем сочувственные взгляды.

Что это даёт бизнесу

Все сотрудники после этих историй проработали у нас ещё несколько лет. Работает это и в обратную сторону, что мы и увидели на примере питерского магазина. История про отказ в отгуле разлетелась по всей стране за выходные, и теперь это первое, что люди знают о бренде.

Смерть близких, тяжёлые болезни, разводы и рождение детей будут случаться у ваших людей постоянно, это часть работы с живыми взрослыми. Компания, у которой на такие случаи есть понятный порядок действий, теряет две недели работы одного человека. Компания, у которой его нет, теряет человека, репутацию и часто ещё нескольких сотрудников, которые сделали выводы.

Про то, как мы перестраивали процессы в агентстве и почему устойчивость команды дешевле героизма, я пишу в своём телеграм-канале https://t.me/Maria_Yrc